Athalon e.V. - Vereinstreffen (27.04.2023)

Liebe Athalonier,

im vergangenen Juli haben wir erfolgreich unser erstes Vereinstreffen zusammen veranstaltet. Mit insgesamt 25 Teilnehmern haben wir ein Wochenende auf dem schönen Petershof verbracht und dabei leckeres Essen verköstigt und so einige Programmpunkte gemeinsam genossen. Darunter fallen verschiedene Brettspiele, aber auch unsere großangelegte Operation gegen finstere Kultisten, die wir in einem spannenden Pen&Paper erlebt haben. 

Auch nächstes Jahr wollen wir euch gerne wiedersehen und mit euch ein schönes Wochenende verbringen. Dafür beginnen wir nun die Planungen, bei der ihr gefragt seid, damit es auch dieses Mal ein voller Erfolg wird. Auch haben wir uns euer Feedback zum letzten Treffen zu Herzen genommen und einige Anpassungen an der Planung und Ausführung gemacht.

Zusammen wollen wir viele verschiedene Aktivitäten unternehmen. So wird es zum Beispiel wieder ein paar spannende Runden Pen&Paper geben, in denen ihr euch sicher auch mal in unbekannte Gefilde stürzen könnt. Auch wird es eine bunte Auswahl an Brettspielen geben, die wir ausgiebig nutzen können.  Je nach Wetterlage wird es sicher auch dieses Mal verschiedene Möglichkeiten geben, draußen etwas zu unternehmen. Und Abends wird es bestimmt wieder unter anderem feuchtfröhliche Runden geben, die auch manchmal zu interessanten Diskussionsrunden ausufern. Ich denke hier wird jeder auf seine Kosten kommen! Da wir ein gemeinsames Treffen organisieren wollen, bitten wir euch von größeren, privaten Vorhaben abzusehen, da es ja auch eine gemeinsame Mitmachveranstaltung werden soll.

Da der Großteil doch sehr zufrieden mit dem Petershof war, haben wir uns dazu entschieden, auch für unser nächstes Vereinstreffen diese Location auszuwählen. Ein paar Informationen über den Petershof findet ihr unter dem folgenden Link.

Die Seite vom Petershof

Aber kommen wir doch zu den Rahmendaten der ganzen Veranstaltung:

Zeitraum: 27. April - 01. Mai
Wo: Petershof, Talweg 5, 64711 Erbach.

Der Hof liegt in Südhessen und ist mit Auto und Bahn zu erreichen. Personen, der mit dem Auto anreisen, könnten die Bahnfahrer zudem vom Erbacher Bahnhof einsammeln. Für die Veranstaltung sollten wir 25 Leute zusammen bekommen. Das Limit liegt bei insgesamt 40 Teilnehmern. 

Preislich ist das Ganze wie folgt vorgesehen: Die Nacht kostet pro Person 17,-€. Leider ist der Preis etwas teurer als im Vorjahr, was durch Heizkosten im Frühling und dadurch kommt, dass wir direkt den Talbau dazu buchen. Das heißt wir würden bei 4 Nächten bei 68,-€ liegen. Für die Versorgung (Frühstück, Mittagessen und Abendessen) haben wir 12,-€ pro Person und pro Tag angesetzt. Auch diesen Preis mussten wir auf Grund der aktuellen Lage nach oben korrigieren. Für die vollen 5 Tage wären wir damit bei insgesamt 128€ pro Person. Manche Leute können vielleicht nicht direkt am Donnerstag anreisen, das soll aber kein Problem für euch darstellen. Selbstverständlich könnt ihr auch erst Freitag oder auch erst Samstag anreisen. Die Mietkosten für die Location können wir hierbei leider nicht pro Person senken. Nichtsdestotrotz wollen wir für Nachzügler natürlich die Versorgungskosten für die Tage erlassen, an denen sie nicht da sind. Daraus ergeben sich dann die folgenden Kosten abhängig von eurem Anreisetag:

ab Donnerstag: 128,-€
ab Freitag: 116,-€

Für Teilnehmer, die nur einen Tag ohne Übernachtung bleiben wollen, würden wir 20,-€ berechnen.

Um Alkohol kümmert sich bitte jeder selbst. Solltet ihr etwas Bestimmtes wollen, nehmt es euch bitte selbst mit. Natürlich könnt ihr euch hier auch untereinander organisieren, so dass jeder das hat, was er am Ende gerne will. Wir wollen hier auch anmerken, dass ihr es bitte nicht übertreibt, damit es nicht ausartet.

Für jeden Teilnehmer gibt es natürlich ein Bett. Jedoch müsstet ihr bitte Decke, Kopfkissenbezug und ein Spannbettlaken mitnehmen. Alternativ geht auch ein Schlafsack. Falls nötig, kann für 1,-€ pro Nacht zusätzlich eine Bettdecke geliehen werden. Ungeachtet dessen muss bitte dreiteilige Bettwäsche mitgebracht werden (Decke 200x135, Kissen 80x40). Bei einem Schlafsack entfällt natürlich der Bezug für die Bettdecke. Bis zu 10 Leute können auch für zusätzlich 1,-€ pro Nacht die dreiteilige Bettwäsche leihen. Daraus entstehen folgende Optionen.

• Schlafsack, Kissenbezug und Spannbettlaken mitbringen
  
• Decke (mit Deckenbezug), Kissenbezug und Spannbettlaken mitbringen
  
• Decke leihen (1,-€ pro Nacht), Deckenbezug, Kissenbezug und Spannbettlaken mitbringen
  
• Decke leihen (1,-€ pro Nacht), Bettbezüge leihen (1,-€ pro Nacht)
  
• Bettbezüge leihen (1,-€ pro Nacht), Decke mitbringen
  
• Bettbezüge leihen (1,-€ pro Nacht), Schlafsack mitbringen
  

Damit alles fair bleibt, werden wir für das Vereinstreffen Teams organisieren, die während dem Wochenende verschiedene Aufgabengebiete übernehmen. So wird es zum Beispiel ein Koch- und auch ein Spülteam geben. Dadurch hilft jeder mit, dass wir ein schönes und erfolgreiches Vereinstreffen haben. Da der Dienstplan leider das letzte Mal nicht optimal lief, wird dieser für das nächste Treffen konkretisiert und strenger kontrolliert. Ebenso wird das Aufräumen am Ende strenger kontrolliert.

Für weitere Nachfragen steht euch das Eventgremium natürlich zur Verfügung.

Aber wie meldet ihr euch jetzt für das erste Vereinstreffen an? Dafür haben wir ein Formular erstellt, das wir Interessenten auf Nachfrage zukommen lassen (Wendet euch hierfür einfach an das Event-Gremium oder den Vorstand). Wichtig zu sagen ist noch, dass wir eine abgeschickte Teilnahme als verpflichtend ansehen. Wir arbeiten hier mit größeren Summen und jeder Teilnehmer, der plötzlich doch absagt, könnte dem Verein unnötige Kosten verursachen. Da der Verein durch seine Gemeinnützigkeit kein stetiges Einkommen hat, wäre das mehr als schlecht. Solange keine Lebensmittel gekauft worden sind, können wir euch die Versorgungskosten zurückerstatten, aber die Mietkosten müssen wir dann einbehalten.

Jeder, der gerne teilnehmen will, füllt bitte bis zum 08.01. das Formular aus. Da wir hier fest planen müssen, wird danach keine Teilnahme mehr angenommen. Das Geld müsst ihr dann bitte bis zum 05.04. überwiesen haben. Die Daten zum Vereinskonto werden dann noch rechtzeitig gepostet. Bitte überweist noch kein Geld, bis ihr von uns dazu aufgefordert werdet! Solltet ihr gerne euren Partner oder Partnerin mitnehmen wollen, muss dieser oder diese bitte auch das Formular ausfüllen und unten im Kommentar angeben, zu wem er oder sie gehört.

Wir freuen uns schon sehr auf euch alle!

Im Namen des Eventgremiums

Benni